Mô hình Kaizen là gì? Ứng dụng quan trọng của Kaizen trong tổ chức

Thành công của hầu hết tổ chức Nhật Bản đều gọi tên phương pháp Kaizen đã cho thấy tầm quan trọng của phương pháp cải tiến này với các doanh nghiệp ở bất kỳ quy mô hay lĩnh vực nào. Kaizen là gì? Điều gì khiến phương pháp này công dụng đến vậy? Cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết về phương pháp này trong bài viết sau đây.

Tìm hiểu về Kaizen

Kaizen là gì?

Theo tiếng Nhật Kaizen gồm 2 thành phần: Kai – liên tục, Zen – cải tiến hay còn được định nghĩa là phương pháp đổi mới bằng việc “cải tiến liên tục”. Trong suốt 50 năm tại Nhật Bản, Kaizen đã mang lại sự thành công ngoài sức mong đợi, vực dậy và làm nên dấu mốc thành công vĩ đại cho những ông lớn như Toyota, Nestle, Honda,..

Còn tại Việt Nam, Kaizen mới xuất hiện và phổ biến trong giới doanh nghiệp được vài năm trở lại đây trước nguyện vọng thay đổi, phát triển trên sự đổi mới, sáng tạo.

Điểm mấu chốt chủ yếu là: Kaizen giúp tạo nên bước tiến mới phi thường chỉ bắt đầu từ việc cải tiến những hành động đơn giản, thường nhật.

Công dụng của mô hình Kaizen là gì

Dù công ty có vận hành trong lĩnh vực nào, áp dụng và triển khai mô hình Kaizen sẽ giúp:

+ Giảm sự lãng phí, tăng thêm năng suất trong sản xuất tới hoạt động tổ chức. Giúp giảm bớt hàng tồn kho, hàng hóa lỗi, giảm thời gian vận chuyển, rút ngắn thời gian sản xuất.

+ Phối hợp hoặc gộp các quy trình làm việc với nhau. Loại trừ các bước trung gian cồng kềnh, lãng phí. Từ đó hoàn thiện công việc nhanh chóng với chi phí, thời gian, nhân lực, vật lực tối giản nhất.

+ Phát huy tinh thần chủ động, nhân sự có thể tự đề xuất, quyết định xem đâu là phương án làm việc tác dụng nhất. Tạo môi trường làm việc mở, linh hoạt sáng tạo, nhân viên có nhiều cơ hội biểu hiện năng lực cá nhân.

+ Đưa công ty thành công ty tự học hỏi, không ngừng đào tạo, nâng cao kỹ năng chuyên môn, liên tục tối ưu công dụng việc làm. Sản phẩm, dịch vụ ngày càng tốt hơn, cung ứng và sự hài lòng của khách hàng..

4 bước triển khai phương pháp Kaizen hiệu quả trong công ty

Bước 1: Lên kế hoạch (Plan)

tạo dựng một bản kế hoạch hoàn chỉnh là cơ sở giúp việc triển khai Kaizen trong công ty được liền mạch, ở bước này CEO cần:

Nhân định thực trạng vấn đề và xác định chỉ tiêu cải tiến

Tiến hành xem xét thực trạng hiện tại của doanh nghiệp để xác định những vấn đề đang tồn đọng cần phải xử lý và cải tiến. Việc đánh giá có thể trên các câu hỏi như:

• Hiệu suất làm việc của người lao động đã được như kỳ vọng?

• Nội quy - quy chế của doanh nghiệp liệu có đang thực sự phát huy tác dụng không?

• Môi trường làm việc có đủ tốt để người lao động gắn bó lâu dài?

• Quy trình làm việc hiện tại liệu đã đáp ứng đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp?..
  

Đánh giá càng chi tiết đến bao nhiêu thì quá trình thực hiện cải tiến sẽ càng tác dụng bấy nhiêu, từ đó CEO có thể đưa ra các mục tiêu cải thiện phù hợp với thực trạng, yêu cầu từ nội bộ công ty.

phân tách các dữ liệu để xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề

Sau khi nhận định thực trạng, doanh nghiệp tiến hành làm rõ các dữ liệu đã thu được để tìm ra nguyên nhân của của từng vấn đề đang xảy ra. Ví dụ như hiệu suất làm việc yếu kém có thể do: người lao động chưa đủ năng lực, thiếu động lực làm việc hay quy trình làm việc quá cồng kềnh rắc rối,....

Một trong những phương pháp cực kỳ hữu hiệu hay được dùng ở bước này là nguyên tắc Pareto (hay quy tắc 80/20). Theo đó, quy tắc này cho rằng 80% hiệu quả được tạo ra bởi 20% giải pháp trọng tâm cụ thể. Thay vì chỉ đưa ra hàng loạt nguyên nhân chủ quan và khách quan khác nhau, việc chủ doanh nghiệp nên làm là tổng hợp chúng lại và chọn ra đâu là nguyên nhân chính (20%) gây ra (80%) vấn đề hiện tại.

Xác định các biện pháp cải tiến

Sử dụng phương pháp 5W-1H để cho ra các đề xuất cải tiến. Cụ thể, phương pháp này sẽ trả lời cho các câu hỏi sau:

• Why: tiêu chí và việc làm nào cần thực hiện?

• What: Xác định nội dung việc làm chi tiết là gì?

• Where, When, Who: Xác định những mục đích về địa điểm, thời gian, nguồn lực người lao động thực hiện việc làm.

• How: cách thức thực hiện vai trò như thế nào?

Bước 2: Triển khai thực hiện (Do)

Trước khi triển khai các giải pháp cải tiến, hãy đảm bảo rằng bản kế hoạch phía dựa trên của bạn đã được chấp thuận bởi cấp dựa vào và thải trừ các ý tưởng không cần thiết. Sau đó việc cần làm là phổ biến kế hoạch cho phòng ban, cá nhân liên quan để họ có thể nắm rõ và đưa ra các phản hồi thực hiện nếu có.

Bước 3: Kiểm tra, đánh giá (Check)

Trong phiên họp đánh giá thường kỳ, công ty nên kiểm tra xem kết quả công việc, nơi làm việc,... Của các bộ phận như thế nào và đem so sánh với hiện trạng ban đầu. Bằng cách này, tổ chức của bạn có thể đảm bảo phương pháp cải tiến được duy trì và phát huy tối đa kết quả của nó.

Bước 4: Chuẩn hóa (Action)

Cuối cùng, để phòng ngừa các vấn đề có khả năng lặp lại theo lối mòn, công ty cần kiến thiết, sửa đổi và chuẩn hóa các giải pháp cải tiến thành những tiêu chuẩn, quy trình mới giúp nhân viên tuân thủ và làm việc hiệu quả!

Gợi ý 5S - Giải pháp đơn giản, kết quả để thực hiện Kaizen

Một nội dung cơ bản của triết lý Kaizen là phương pháp điều hành 5S, cũng bắt nguồn từ Nhật Bản. Phương pháp này thể hiện sự vượt trội trong tái cơ cấu quy trình lãnh đạo doanh nghiệp, cải tiến môi trường làm việc và kiến thiết văn hóa công ty..

Chỉ với 5 chữ S nhỏ, hãy xem những thay đổi mà chúng mang đến. Cụ thể:

S1 - Sàng lọc: Sàng lọc những vật dụng, thiết bị không cần thiết; những vai trò được chuyên môn hóa và sát nhập lại, tinh gọn nhất. Tối ưu công dụng bằng cách giao đúng người đúng việc đúng sở trường.

S2 - Sắp xếp: Sắp xếp lại bộ máy doanh nghiệp từ cơ sở vật chất đến trách nhiệm công việc. Đảm bảo được tính thuận tiện dễ dàng, tiết kiệm được thời gian, tránh những lãng phí vô ích.

S3 - Sạch sẽ: Đảm bảo môi trường làm việc luôn duy trì sạch sẽ, từ chỗ ngồi của từng nhân sự, không gian làm việc thoáng đãng, dễ chịu làm tiền đề cho những ý tưởng, sáng tạo đột phá. Ngoài ra quan trọng hơn còn là sự “sạch sẽ” trong tư tưởng văn hóa tổ chức, toàn bộ trên cơ sở đoàn kết hòa đồng, giúp đỡ ủng hộ lẫn nhau.

S4 - Săn sóc: Quan tâm theo sát nhân viên để đảm bảo cung ứng ngay khi họ cần, lắng nghe nhu cầu, mong muốn vững mạnh của nhân sự. Đánh giá năng lực và chất lượng nhân viên từng kì nhằm liên tục cải thiện kỹ năng cho người lao động, để họ mang đến những kết quả việc làm đột phá.

S5 - Sẵn sàng: kiến thiết nền văn hóa sẵn sàng tiên phong, góp sức, tinh thần không ngại sai, ngại khó trong công việc. Từ đó ngày một hoàn thiện kỹ năng bản thân, sẵn sàng tâm thế đón nhận và giải quyết mọi tình huống. Công ty chớp thời cơ nhanh lẹ trước những cơ hội béo bở.

-----------------------------

Hiểu rõ được những công dụng vượt trội mà mô hình Kaizen - 5S mang lại, và mong muốn nó được phổ biến rộng rãi hơn với các công ty. Sodes xin được giới thiệu phương pháp Kaizen được tích hợp duy nhất và độc quyền trong “BỘ TÀI LIỆU CHUẨN HÓA QUY TRÌNH LÀM VIỆC” Đã đồng hành cùng hơn 20.000 nhà lãnh đạo Việt trong suốt thời gian qua, cùng triển khai cải tiến liên tục để tạo nên những thay đổi tích cực và thành công trong tương lai.

Được trình bày một cách có hệ thống và bài bản bằng hình ảnh, những chuyên đề từng mục rõ ràng, và hướng dẫn kỹ càng giúp nhà lãnh đạo dễ hình dung, hiểu rõ hiểu sâu về cách thức Kaizen, 5S

Hệ thống ví dụ thực tiễn từ các doanh nghiệp lớn nhỏ giúp người lãnh đạo dễ dàng chắt lọc và ứng dụng Kaizen thích hợp với quy mô của doanh nghiệp mình.

Đặc biệt bộ tài liệu sẽ liên tục được cập nhật HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ cho khách hàng, đến trọn đời của sản phẩm, chỉ với một lần sở hữu.

Tìm hiểu thêm thông tin cụ thể tại: https://sodes.vn/quytrinhquanly/01