5 bước quy trình đào tạo người lao động - Bí quyết gia tăng 80% hiệu suất làm việc

Đầu tư phát triển nhân sự lớn mạnh là khoản đầu tư không bao giờ lỗ bởi con người quyết định trực tiếp sự thành bại của các hoạt động vận hành trong doanh nghiệp. Bởi vậy việc tạo dựng quy trình đào tạo chuẩn chỉnh để tối ưu tiềm lực nhân viên là nhiệm vụ quan trọng của người đứng đầu.

Vậy vai trò cụ thể của quy trình đào tạo nguồn nhân lực là gì? Các bước tạo dựng quy trình đào tạo chuẩn ra sao? Đọc chi tiết ngay trong bài viết dưới đây.

1. Quy trình đào tạo nguồn nhân lực là gì?

1.1. Khái niệm

Đào tạo có thể hiểu một cách đơn giản là hoạt động có tổ chức diễn ra trong một khoảng thời gian xác định, nhằm giúp nhân viên trau dồi năng lực chuyên môn, kiến thức cũng như kỹ năng để hoàn thành tốt công việc hiện tại.

Như vậy, quy trình đào tạo là toàn bộ hệ thống các bước liên kết chặt chẽ với nhau nhằm hướng tới chỉ tiêu cải thiện kỹ năng, thái độ hay hành vi của cá nhân hoặc tập thể. Theo đó, các chuyên gia trong lĩnh vực đào tạo sẽ theo sát các bước của quy trình để đảm bảo một chương trình đào tạo có kết quả.

1.2. Vai trò quan trọng của quy trình đào tạo nhân sự

Dù hoạt động ở bất cứ lĩnh vực nào, quy mô vững mạnh ra sao thì một tổ chức vẫn cần ít nhất một quy trình đào tạo chuẩn chỉnh bởi nó giúp:

Trang bị kiến thức, kỹ năng vững mạnh toàn diện cho người lao động, cải thiện chất lượng và hiệu suất công việc.
Kết nối các cá nhân, phòng ban; tăng thêm sự liên kết, phối hợp ăn ý, nhịp nhàng trong công việc.
Cải thiện môi trường làm việc, chăm lo đời sống tình thần cho người lao động từ đó đội ngũ gắn bó lâu dài, hiến đâng hết sức.
Góp phần vững mạnh kỹ năng quản lý, lãnh đạo cho nhà lãnh đạo thông qua quá trình đào tạo, huấn luyện người lao động..

1.3. Đối tượng áp dụng

Quy trình đào tạo có thể áp dụng với tất cả người lao động trong doanh nghiệp từ cấp nhân sự tới quản lý. Trong đó, với mỗi cấp độ phòng ban khác nhau quy trình đào tạo sẽ được xây dựng khác nhau.

Tại doanh nghiệp, nhu cầu đào tạo sẽ thường phát sinh khi:

Người lao động mới vào công ty hay còn được gọi là quy trình đào tạo hội nhập
Doanh nghiệp cung ứng một sản phẩm, dịch vụ mới, cần phổ biến tới cấp dưới.
Nhận thấy nhân viên hiện tại chưa đáp ứng các yêu cầu về công việc.
Doanh nghiệp đang thực hiện cải cách nội bộ hoặc kiến thiết hệ thống hoàn toàn mới cần người lao động làm quen, bắt kịp nhanh chóng.
Đào tạo nâng cao năng lực quản lý của các cán bộ cấp cao.

Xem thêm: Các phương thức đào tạo

2. 5 Bước quy trình đào tạo nhân viên tác dụng

Bước 1: Đánh giá nhu cầu đào tạo

Để kiến thiết quy trình đào tạo tác dụng, trước hết nhà quản lý cần xác định được nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp. Việc làm rõ nhu cầu này, người lãnh đạo nên tiếp cận theo 3 mức độ từ trên xuống cụ thể:

- Ở mức độ tổ chức: Cần phân tách những yếu tố sau:

Sự ủng hộ và hỗ trợ của chủ doanh nghiệp, quản lý và đồng sự
Chiến lược của tổ chức
Các nguồn lực cho đào tạo

90% sự thành công của các chương trình đào tạo phụ thuộc vào quyết tâm của ban lãnh đạo. Không có sự ủng hộ và cung ứng của đội ngũ lãnh đạo, quản lý chắc chắn chương trình đào tạo sẽ không thể thực hiện thành công.

Bên cạnh đó, nhìn nhận quy trình đào tạo dựa trên góc độ tổ chức cho phép gắn công việc này với chiến lược kinh doanh hiện có. Đào tạo được coi như là giải pháp cung cấp hiệu quả cho các chiến lược kinh doanh.

Cuối cùng, đào tạo có thực hiện được hay không cũng cần phải xét tới các nguồn lực thực tế để đáp ứng nhu cầu cho hoạt động đó. Quá trình đào tạo chỉ có thể có tính khả thi khi có đủ nguồn lực để thực hiện, nếu không tất cả vẫn chỉ là kế hoạch nằm trên giấy, vô kết quả.

- Ở mức độ thực hiện: Các công việc cần phải làm gồm có:

xây dựng danh mục các nhiệm vụ
Nhận dạng kiến thức, kỹ năng, thái độ cần thiết cho từng vị trí công việc

Quá trình phân tách ở mức độ thực hiện sẽ cho biết công việc nào cần được đào tạo với yêu cầu kiến thức, kỹ năng, thái độ ra sao. Từ đó, giúp nhà lãnh đạo tối ưu quá trình đào tạo, lên kế hoạch và phân bổ thời gian đào tạo cho hợp lý.

- Ở mức độ cá nhân, bao hàm các công việc:

đánh giá công dụng thực hiện công việc của nhân sự
xem xét trình độ thực tế của nhân sự về kiến thức, năng lực và thái độ

Tiếp cận nhu cầu đào tạo theo nhiều góc độ khác nhau, giúp nhà lãnh đạo có cái nhìn toàn diện về thực trạng hiện tại cũng như đưa ra định hướng phát triển trong tương lai sao cho phù hợp.

Về phương pháp đánh giá nhu cầu đào tạo, CEO có thể sử dụng một trong các cách sau đây:

Phỏng vấn, phiếu khảo sát
Kiểm tra làm rõ dựa trên các vấn đề của nhóm
phân tích các báo cáo hoặc ghi chép, phân tách công việc và đánh giá tác dụng công việc

Doanh nghiệp có thể cùng thực thực hiện cả 3 cách trên hoặc chỉ 1 trong số đó, tùy thuộc vào quy mô đào tạo, nguồn lực thực tế của mình (nhân lực, vật lực).

Bước 2: Xác định các mục tiêu đào tạo

Căn cứ vào nhu cầu, sẽ có các tiêu chí đào tạo tương ứng như nâng cao kỹ năng, hoàn thành tiêu chí chiến lược, ngày càng tăng hiệu suất công việc, ….

Xác định rõ mục đích đào tạo giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho đào tạo. Các chỉ tiêu được coi là thành công khi tuân thủ không thiếu thốn theo nguyên tắc SMART, trong đó, cần cung ứng các tiêu chí:

Specific (Cụ thể) Doanh nghiệp cần tập trung vào một hoặc một vài mục đích cụ thể, rõ ràng thay vì quá nhiều ý định dàn trải. Mục tiêu được coi là chi tiết khi có thể trả lời các câu hỏi sau:

Doanh nghiệp muốn đạt được điều gì?
lợi ích cụ thể sau khi đã hoàn thành tiêu chí là gì?
Đối tượng đào tạo gồm những ai?
phương thức đào tạo là gì?
Có tồn tại bất kỳ bất lợi hay hạn chế khi thực hiện đào tạo hay không?

Measurable (Đo lường được) Để phục vụ cho công tác đánh giá sau này, đòi hỏi các mục đích đặt ra phải đo lường được. Khả năng đo lường thể biểuhiện qua:

Số lượng đào tạo là bao nhiêu, thời gian đào tạo kéo dài trong bao lâu?
Làm sao để doanh nghiệp biết được khi nào thì Quy trình đào tạo có đem lại giá trị gì cho doanh nghiệp hay không?đào tạo hoàn tất?

Achievable (Có thể đạt được) Ý định đặt ra phải thực tế và phù hợp với nguồn lực của doanh nghiệp. Tuyệt đối không nên đặt những tiêu chí quá cao hoặc quá thấp. Bởi như vậy sẽ chỉ tốn thời gian trong khi kết quả thì gần như bằng không. Relevant (Có liên quan) Yếu tố có liên quan thể hiện qua:

Quy trình đào tạo đem lại những giá trị gì cho doanh nghiệp?
Đây liệu có phải là thời điểm phù hợp để đào tạo?
Quy trình này có phù hợp với chiến lược phát triển nguồn nhân lực đang triển khai của doanh nghiệp hay không?

Time-Bound (Giới hạn thời gian) Ý định đặt ra cần có giới hạn thời gian cụ thể tránh việc trì hoãn, đình trệ nhiều hoạt động kèm theo. Do đó, ý định cần thể hiện:

Thời gian diễn ra đào tạo trong khoảng bao lâu?
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì từ hôm nay hoặc trong tuần/tháng tới để đạt được các tiêu chí đó?

Bước 3: Tạo dựng chương trình đào tạo

Chương trình đào tạo chuẩn chỉnh cần được tạo dựng dựa trên nhu cầu và các tiêu chí đã xác định, để căn cứ vào đó người lãnh đạo có thể lựa chọn phương pháp đào tạo phù hợp. Một chương trình đào tạo chuẩn chỉnh phải bao gồm 1 số nội dung sau đây:

Quan điểm của ban điều hành về đào tạo.
Xác định nhu cầu đào tạo, đối tượng đào tạo.
Tên của chương trình đào tạo.
Các mục tiêu của chương trình đào tạo (đáp ứng mục đích SMART).
Nội dung mà chương trình đào tạo đề cập tới.
Thứ tự giảng dạy và tài liệu hướng dẫn đi kèm.
Phương thức đào tạo.
Người phụ trách khi đào tạo, thời gian, chi phí.
Chính sách sau đào tạo.

Cũng tại bước này, người kiến thiết chương trình đào tạo cần lưu ý tới Đặc điểm của người tham gia (thông qua phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo ở bước 1) để lên nội dung cùng phương pháp đào tạo tương ứng.

Một số phương thức đào tạo dựa trên mục đích mà doanh nghiệp có thể sử dụng :

Đào tạo tiếp nhận thông tin: bao hàm bài giảng, phim, video, buổi thuyết trình,…
Đào tạo kỹ năng: bao gồm hướng dẫn, huấn luyện, học qua trải nghiệm trò chơi hay đóng vai (role-play).
Đào tạo thay đổi kỹ năng và thái độ giao tiếp:gồm hội nghị, thảo luận, nhập vai, xây dựng hành vi và huấn luyện nhạy cảm.

Bước 4: Tiến hành đào tạo

Sau khi đã xây dựng được chương trình đào tạo hoàn chỉnh, người phụ trách sẽ có trách nhiệm lên kế hoạch về thời gian, giảng viên và tiến hành đào tạo cho nhân sự. Lưu ý, với mỗi đối tượng đào tạo, phương thức đào tạo là khác nhau. Ví dụ: Nhóm dành cho các nhà quản trị và chuyên viên:

Phương pháp nghiên cứu mô phỏng các tình huống quản trị
Phương pháp tham dự hội nghị với chuyên gia
Đào tạo bàn giấy
Đóng kịch
Kỹ thuật nghe nhìn
Kỹ năng lãnh đạo

Với công nhân trực tiếp sản xuất hoặc nhân sự nghiệp vụ :

Kèm cặp tại chỗ
Đào tạo học nghề
Phương pháp đào tạo có sử dụng các dụng cụ mô phỏng

Bước 5: xem xét quy trình

Đánh giá là bước quan trọng không thể thiếu trong quy trình đào tạo, công việc này cho nhà quản trị biết người lao động có thực sự thay đổi theo hướng mong muốn hay không? Việc đánh giá có thể dựa trên sự so sánh tác dụng công việc của nhân viên trước và sau đào tạo.

Để đánh giá khách quan, chính xác, nhà quản lý có thể sử dụng các khảo sát, thu thập ý kiến của nhân sự về lần đào tạo đó. Một mô hình giúp bạn có thể đánh giá kết quả đào tạo công dụng, đó là mô hình KirkPatrick gồm 4 cấp độ như sau:

Phản ứng (Reaction): Nhận biết các phản ứng của học viên ngay sau khóa đào tạo về chương trình giảng dạy, người phụ trách đào tạo.
Học hỏi (Learning): Kiểm tra kiến thức/ kỹ năng mà học viên có thể tiếp thu sau khóa học.
Hành vi (Behavioral): xem xét mức độ cải thiện trong hiệu quả thực hiện công việc của học viên.
tác dụng (Result): đánh giá mức độ tiến bộ trong công dụng hoạt động của doanh nghiệp sau một thời gian tổ chức đào tạo.

3. Mẫu quy trình đào tạo trong nội bộ doanh nghiệp

3.1. Lưu đồ quy trình đào tạo nội bộ

Mẫu quy trình đào tạo cho nhân viên bán hàng Về cơ bản, đào tạo nhân viên bán hàng là một trong những công việc có tần suất khá cao trong doanh nghiệp nhất là các doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng. Do lượng nhân viên khá lớn, tính ổn định không cao nên các bước đào tạo có phần ngắn gọn và được tiến hành trong phạm vi nội bộ là chính, trong đó quy trình gồm các bước như sau:

1. Đào tạo về kiến thức sản phẩm Update kiểm tra định kỳ kiến thức về sản phẩm với người lao động hiện tại, bổ sung kiến thức cho nhân sự mới hiểu về sản phẩm mà doanh nghiệp cung ứng. Việc nắm rõ về sản phẩm là vô cùng quan trọng với nhân sự bán hàng, giúp họ có thể tư vấn tốt và tự tin khi bán hàng.

2. Đào tạo về văn hóa làm việc cho người lao động tạo dựng và đào tạo văn hóa làm việc cho nhân sự không những giúp việc kinh doanh công dụng, bền vững mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.

3. Đào tạo các kỹ năng bán hàng

Một nhân sự bán hàng cần có những kỹ năng cơ bản như:

Kỹ năng giao tiếp
Đàm phán thuyết phục:
giải quyết tình huống
giải quyết vấn để

4. Hướng dẫn người lao động sử dụng các công cụ bán hàng

Sử dụng thêm các công cụ bán hàng bổ trợ phục vụ cho công tác báo cáo doanh số, thống kê hàng hóa đang là xu hướng mà nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Nếu có, hãy nhớ đào tạo nhân viên quy trình và thao tác sử dụng công cụ để nhân viên nhanh chóng bắt kịp với sự thay đổi trong công việc.

5. Xem xét đào tạo bằng các tình huống giả định

Với người lao động kinh doanh, bạn có thể xem xét phần nào kết quả đào tạo bằng các tình huống giả định sau đào tạo. Các tình huống này phần nào giúp các nhà quản lý nhìn nhận năng lực ứng biến, xử lý tình huống của người lao động vừa phản ánh chất lượng đào tạo, khả năng tiếp thu kiến thức của nhân viên.

3.2. Lưu đồ quy trình đào tạo bên ngoài

-------------------------------------------------- Với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực quản lý, chúng tôi hiểu được tầm quan trọng của các quy trình đào tạo, xem xét nhân sự trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Bởi vậy, Bộ tài liệu chuẩn hóa QUY TRÌNH QUẢN LÝ của chúng tôi sau đây không chỉ cung cấp cho nhà quản lý hệ thống các quy trình đào tạo, đánh giá chi tiết mà còn đi kèm hàng loạt biểu mẫu dựng sẵn, góp phần chuyên nghiệp hóa công tác đào tạo, quản trị người lao động. BỘ TÀI LIỆU bao hàm các nội dung: - Quy trình quản trị nhân sự tuyển - dạy - dùng - giữ giúp kiến thiết đội ngũ lớn mạnh, giỏi giang. - 200+ bản mô tả công việc phân rõ vai trò từng người, người lao động hiểu rõ trách nhiệm của mình và tự giác hoàn thành. - Hệ thống biểu mẫu nội quy giờ giấc rõ ràng, làm việc lề lối nghiêm chỉnh khiến cho môi trường chuyên nghiệp hẳn. - Quy trình hội nhập môi trường làm việc cho nhân viên mới, đào tạo phát triển; các quy định về bổ nhiệm, điều chuyển, bàn giao, thôi việc… - Quy chế lương thưởng, khen thưởng và các chế độ bảo hiểm. - Thủ tục giải quyết và xử lý vi phạm kỷ luật. - Quy định chi tiết về bảo mật thông tin, quản lý sử dụng tài sản, an toàn vệ sinh lao động… - Hệ thống văn bản hợp đồng lao động, hợp đồng mua bán trang thiết bị, hợp tác... - .......... Toàn bộ nội dung là hệ thống biểu mẫu, sơ đồ, quy trình kiến thiết sẵn mà nhà lãnh đạo có thể tham khảo và dễ dàng hiệu chỉnh áp dụng trực tiếp cho doanh nghiệp!

Thông tin chi tiết về Bộ tài liệu xem tại: https://sodes.vn/quytrinhquanly/01