Quy trình làm việc 6 bước hiệu quả
- Admin
- 18 thg 11, 2021
- 6 phút đọc
Qy trình làm việc được ví như “xương sống” giúp bộ máy vận hành trôi chảy và công dụng. Tuy nhiên, dựa trên thực tế, nhiều ông chủ đổ công sức của con người, tiền bạc ra xây quy trình nhưng vẫn đang oằn lưng gánh bộ máy công ty cồng kềnh, các bộ phận làm việc nhộm nhoạm hay kè kè đi sau kiểm soát người lao động thủ công,...
Vậy, quy trình làm việc là gì? Làm sao để tạo dựng quy trình làm việc công dụng mà không tốn nhiều công sức? Tham khảo thêm tại bài viết dưới đây!
Quy trình làm việc là gì?
Quy trình làm việc là phương thức thực hiện việc làm theo tuần tự có sẵn nhằm đạt được một hiệu quả hay giá trị nhất định.
Việc tuân thủ theo quy trình làm việc giúp nhân sự xác định được trình tự các bước cần phải làm, cũng như các công đoạn triển khai, cùng phòng ban liên quan. Đồng thời, nó còn liên kết các thành viên; tăng khả năng hỗ trợ linh hoạt, nhịp nhàng giữa cá nhân với cá nhân, giữa cá nhân với đội nhóm và giữa các bộ phận với nhau để tạo ra giá trị cho tổ chức.
Lý do gì doanh nghiệp cần có quy trình làm việc?
Thiếu quy trình làm việc bài bản hoặc có xây dựng nhưng chưa công dụng.. Đẩy tổ chức rơi vào tình cảnh rối rắm. Cấp dưới không nắm bắt được vai trò của mình, dẫm chân lên nhau trong công việc..kéo theo các dự án trì trệ, nhân sự quay cuồng nhưng hiệu suất vẫn tụt dốc không phanh.
Bởi vậy, việc kiến thiết quy trình chuẩn ngay từ ban đầu là rất quan trọng. Nó sẽ giúp doanh nghiệp:
Phân chia vai trò rõ ràng cho các phòng ban, cá nhân; từng người nắm bắt được nhiệm vụ của mình để tự giác thực hiện, phối hợp với nhau nhịp nhàng, giải quyết việc làm nhanh chóng.
Mọi công đoạn được trình bày và phân tách rõ ràng giúp giảm tải hoàn toàn những hoạt động thừa thãi, tối ưu hiệu suất công việc và giảm bớt chi phí vận hành công ty.
Giúp chủ doanh nghiệp lãnh đạo nhân viên từ xa 1 cách dễ dàng và bài bản, không cần kè kè kiểm soát, kiểm tra mà công việc vẫn vận hành theo guồng quay ổn định.
Nội bộ cùng chung định hướng, gắn kết với nhau trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, xây dựng văn hóa công ty lớn mạnh.
Giảm áp lực cho quản lý bộ phận + quản lý cấp cao, nhờ quy trình làm việc mà họ dễ dàng phát hiện, gỡ bỏ những sai sót trong khâu hoạt động.
6 bước kiến thiết quy trình làm việc hoàn chỉnh
Bước 1: Xác định nhu cầu và chỉ tiêu của việc kiến thiết quy trình
Cần xác định rõ: Quy trình được kiến thiết cho ai (toàn bộ tổ chức, theo bộ phận hay từng người)? Với chỉ tiêu là gì? Nhu cầu xuất phát từ cá nhân hay nhà quản lý? Ví dụ như:
tạo dựng quy trình để nâng cấp hệ thống, cải thiện công dụng công việc;
Khi tổ chức áp dụng các tiêu chuẩn mới, cần quy trình hướng dẫn cho nhân sự.
Hoặc do yêu cầu trực tiếp từ bộ phận quản lý cấp cao đưa xuống..
Căn cứ vào đối tượng áp dụng và tiêu chí xây dựng quy trình, giúp nhà lãnh đạo có cơ sở hoạch định khoảng thời gian thực hiện, tần suất công việc, kỹ càng hóa các bước tiến hành,…
Bước 2: kỹ càng hóa các bước tiến hành
phụ thuộc vào Điểm lưu ý, tính chất và yêu cầu của công việc mà mỗi quy trình sẽ có số lượng các bước tiến hành khác nhau.
Tuy nhiên cần lưu ý rằng, tạo dựng quy trình làm việc quá cồng kềnh sẽ khiến chủ doanh nghiệp vô cùng vất vả trong việc kiểm soát và giải quyết. Nhưng ngược lại, một quy trình sơ sài, qua loa sẽ đẩy người lao động vào tình cảnh hoang mang, sai sót liên tục, việc làm ứ đọng, đứt quãng..
Để tìm ra đâu là quy trình hợp lý, nhà quản trị thường sử dụng phương pháp 5W-1H-5M để phân tích vấn đề. Trong đó:
5W+1H có nghĩa là:
What: Nội dung việc làm là gì?
Why: tại sao phải thực hiện việc làm đó?
Who: Ai là người chịu nhiệm vụ thực hiện, ai là người giám sát?
When: Thời gian thực hiện lúc nào, thời điểm bắt đầu và kết thúc..
Where: Xác định địa điểm cần thực hiện là ở đâu?
How: Công việc đó thực thi ra sao?
Và 5M giúp xác định các nguồn lực cần có để thực hiện, bao gồm:
- Man: số lượng nhân sự cần có để kết thúc công việc
- Money: Ngân sách chi trả cho việc làm này là bao nhiêu? Giải ngân tất cả hay từng phần?
- Machine: Cần sử dụng các loại máy móc, công nghệ nào để phục vụ công việc?
- Material: Nguyên vật liệu đầu vào cần có để đáp ứng công việc? Tiêu chuẩn lựa chọn là gì?
- Method: Sử dụng các phương pháp làm việc nào?
Bước 3: Sắp xếp người thực hiện kỹ càng ở từng bước
Sau khi đã có các bước tiến hành rõ ràng, người lãnh đạo cần xác định kỹ càng cá nhân hoặc phòng ban nào chịu trách nhiệm thực hiện trong từng bước. Trên bản mô tả việc làm cho từng vị trí giúp phân bổ đúng người vào đúng việc, ai cũng hiểu rõ vai trò của mình và tự giác hoàn thành.
Với các quy trình phức tạp, đòi hỏi tính chính xác cao thì cần xác định rõ: người thực hiện chính, người thực hiện phụ và người hỗ trợ.
Bước 4: kiểm soát, đánh giá việc làm và thúc đẩy hiệu suất
Theo dõi, xem xét và thúc đẩy hiệu suất nhân sự dựa trên hệ thống chỉ tiêu KPI 100% định lượng giúp nhà quản lý sát sao tiến độ cũng như chất lượng công việc của từng người. Nhân sự cũng từ đấy mà chủ động sáng tạo, có nhiệm vụ hơn trong việc làm.
Bên cạnh đó, người lãnh đạo cần gắn kết quả của cấp dưới với phương pháp trả lương 3P khoa học, logic (Trả lương theo vị trí, năng lực, tác dụng làm việc). Từ đó, tạo động lực thúc đẩy năng suất, làm càng tốt thì lương thưởng càng cao.
Bước 5: Đóng gói quy trình, hoàn thiện các định nghĩa, tài liệu kèm theo
Để tiết kiệm thời gian diễn giải, đào tạo nhiều lần cho các lứa người lao động khác nhau; quy trình làm việc cần được ghi nhận lại, lưu trữ, và gửi cho nhân viên hay các bộ phận liên quan. Đính kèm theo đó là tài liệu lý giải các khác niệm, thuật ngữ, diễn giải các từ ngữ viết tắt.
Nếu quy trình có các form mẫu kèm theo thì nên quy định rõ các thông tin về form mẫu nằm trong nội dung nào.
Bước 6: Liên tục đổi mới và cải tiến quy trình
Trong quá trình đào tạo nhân viên làm quen dần cho đến khi thuần thục quy trình mới, bằng việc đồng hành, theo sát nhân viên giúp CEO phát hiện những lỗi không lý tưởng và chủ động điều chỉnh, kịp thời gỡ bỏ “nút thắt” sai lầm trong khâu vận hành. Có như vậy quy trình mới luôn thông suốt và được tối ưu.
Đồng thời, nhân sự nên được khuyến khích cùng tham dự cải tiến quy trình, nó sẽ giúp kiến thiết môi trường chủ động sáng tạo, lớn mạnh tinh thần và bứt phá năng suất.
Xem thêm: Mô hình Kaizen về cải tiến liên tục
Update mẫu quy trình làm việc mới nhất 2021 cho các bộ phận, vị trí việc làm
Để giúp doanh nghiệp không còn phải loay hoay sửa chữa, đập đi xây lại quy trình mà không hiệu quả, SODES cung cấp cho mọi CEO một phương pháp đơn giản, tiết kiệm và dễ dàng hơn rất nhiều. Đó chính là hệ thống các mẫu quy trình làm việc tối ưu được tích hợp trong “BỘ TÀI LIỆU CHUẨN HÓA QUY TRÌNH LÀM VIỆC MỚI NHẤT”
Với:
300+ bản mô tả việc làm kỹ càng cho từng vị trí, cùng hệ thống lưu đồ quy trình làm việc thống nhất giúp người lãnh đạo phân bổ đúng người đúng việc; tiết kiệm thời gian, tối ưu năng suất.
Hệ thống form mẫu về quy trình quản trị nhân sự tuyển - dạy - dùng - giữ giúp ổn định nhân viên, giữ chân nhân tài
250+ file về các phương pháp quản trị tinh gọn Lean, cải tiến liên tục bằng Kaizen, 5S... Nhằm tối ưu quy trình để nhân viên luôn sáng tạo, nỗ lực làm việc công dụng.
Mọi công cụ, phương pháp đều được hệ thống dưới dạng Word, Excel,...với hướng dẫn kỹ càng và form mẫu thực tế dễ hiểu, giúp người lãnh đạo có thể hiệu chỉnh và áp dụng trực tiếp.
Tham khảo ngay “TÀI LIỆU QUY TRÌNH LÀM VIỆC” TẠI ĐÂY
Comments